Una importación puede conservar todos los contactos y perder las notas que explican su relación con el negocio. Antes de cambiar de herramienta, decide qué información necesitas llevarte y cómo comprobarás que sigue siendo utilizable.
Prueba una muestra con casos distintos
Incluye registros con acentos, campos vacíos, fechas, adjuntos y relaciones. Para un CRM, revisa contactos y oportunidades; para proyectos, responsables y estados. No des por válida una importación porque aparezcan los nombres.
Abre la exportación y comprueba lo que contiene. Importa una muestra controlada en un espacio de pruebas, registra diferencias y conserva el original. Si necesitas transformar datos, hazlo sobre una copia y documenta las reglas.
Define qué aceptarás
Compara recuentos, pero revisa también registros concretos. Comprueba que los archivos abran, los permisos correspondan a cada perfil y las personas puedan completar sus tareas. Toda diferencia debe tener una explicación.
Decide qué historial debe permanecer consultable aunque no pueda importarse. Si trabajas con información crítica, la validación puede necesitar apoyo técnico y un procedimiento más detallado.
Organiza el momento del cambio
Indica dónde se registrarán las operaciones nuevas durante la migración. Si ambos sistemas siguen recibiendo cambios, habrá que reconciliarlos. Define qué fallo obligaría a detener el traslado y cómo volver al servicio anterior.
No canceles la cuenta antigua hasta completar las comprobaciones y conservar lo necesario. Después revisa suscripciones, integraciones, credenciales y enlaces que todavía dependan de ella.
Puedes seguir estas tareas con un tablero de proyecto. Aprovecha para revisar la estructura de archivos antes de trasladarla al nuevo sistema.
