Si las consultas llegan por correo, las propuestas están en carpetas y cada persona lleva su propia agenda, cuesta saber qué clientes esperan una respuesta. Un CRM puede reunir ese seguimiento. Antes de elegirlo, escribe qué trabajo se pierde hoy y quién debería hacerse cargo.
Prueba el recorrido de una propuesta
Piensa en un estudio de diseño con tres personas. Para atender una consulta necesitan registrar el contacto, asignar un responsable y fijar cuándo revisarán la propuesta. Esas son las primeras tareas que conviene probar. Los informes avanzados pueden esperar si todavía nadie mantiene el registro al día.
Prepara diez clientes ficticios y cinco oportunidades. Pide a dos personas que introduzcan los datos y continúen el trabajo de la otra. Anota los campos que no entienden, las acciones que exigen copiar información y los casos que quedan sin siguiente paso.
| Criterio | Prueba práctica |
|---|---|
| Registro de clientes | Crear un contacto y detectar un duplicado |
| Seguimiento | Asignar una tarea con fecha y responsable |
| Permisos | Comprobar qué ve una cuenta de prueba |
| Salida de datos | Exportar contactos y revisar los campos |
Comprueba permisos y salida de datos
Entra con una cuenta de prueba y revisa qué puede consultar y modificar. La cuenta administradora no muestra las restricciones que tendrá el resto del equipo. Evita usar información real de clientes hasta revisar las condiciones del servicio.
Exporta la muestra y abre el archivo. Busca notas, fechas e identificadores. Si faltan las relaciones entre contactos y oportunidades, quizá no puedas reconstruir el trabajo en otra herramienta aunque la exportación esté disponible.
Decide qué puedes mantener
Suma licencias, configuración y formación. Comprueba que las funciones evaluadas estén incluidas en el plan que pagarás y asigna a alguien la revisión de los datos. Un CRM que exige más mantenimiento del que el equipo puede asumir terminará incompleto.
Para comparar presupuestos, consulta el coste real de un SaaS y la calculadora de costes.
